Assistant de Direction H/F

Catégorie : Agent de maîtrise

Lieu de travail : Créteil (94)

Mission :

Sous l'autorité de la Directrice Déléguée, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du service sur les points suivants :

  • Assistanat de la direction
Vous gérez et rationalisez l'agenda du Directeur/de la Direction et le planning du service, organisez les déplacements.
Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique

Vous participez aux réunions si besoin

Vous préparez les courriers, notes et documents
Vous assurez le reporting à la hiérarchie
  • Contribution au fonctionnement de la direction
Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant
Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents

Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail

  • Prise en charge des dossiers spécifiques,
Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs…)
Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations

Vous pouvez assurer le suivi des dépenses, d'un budget

  • Coordination, information
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses.
Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services
 
Profil :

Formation / expérience : de formation Bac+2/3 (BTS, DUT…), gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience réussie dans l'assistanat.

Compétences / Qualités recherchées : Vous présentez un excellent relationnel, réel esprit d'équipe et réactivité, capacité à travailler en transversalité, sur plusieurs sujets en parallèle. Vous faites preuve de rigueur, d'esprit d'initiative, d'une très bonne organisation et autonomie. Compétences rédactionnelles indispensables et maîtrise des outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel).